17 Logicielles Essentielles Que Chaque Agent de Voyage et Agence Devrait Connaître

 

Ces dernières années, la technologie est devenue cruciale pour les conseillers en voyages, redéfinissant leur manière d'opérer et d'interagir avec les clients. Pour réussir dans le paysage concurrentiel d'aujourd'hui, les conseillers doivent utiliser la technologie dans le marketing, les ventes, le service et les opérations de back-office. Les conseillers indépendants s'appuient sur des outils essentiels tels que des sites web, des bulletins d'information, des plateformes de réservation et des systèmes comptables, tandis que les agences plus grandes bénéficient de solutions plus avancées telles que des outils d'itinéraires de voyage, l'automatisation du marketing et des outils SEO.

Le besoin de gestion directe de la technologie varie ; ceux qui se trouvent dans des organisations plus grandes ou des franchises comme Expedia Cruises bénéficient d'un soutien centralisé, tandis que les agences hôtes comme Trevello et The Travel Agent Next Door fournissent à leurs membres des ressources technologiques robustes. Les conseillers indépendants et les petites agences de voyage doivent souvent gérer de nombreux éléments technologiques par eux-mêmes.

 Cet article explore les principales catégories de logiciels pour les agents de voyage et les agences.

Paysage Technologique Global des Agences de Voyage ou des Conseillers Indépendants

Nous divisons le paysage logiciel pour les agences de voyage et les conseillers indépendants en quatre domaines clés : Marketing et RP (par exemple, sensibilisation des clients, image de marque et génération de leads), Ventes et Réservations (par exemple, sécurisation et gestion des réservations, exécution des ventes), Service après-vente (par exemple, gestion des itinéraires, fourniture de support client, contacts réguliers), et Back-office (par exemple, collaboration, comptabilité et finances, sécurité).

Au total, il y a 17 blocs logiciels clés qui constituent le paysage technologique pour les agences de voyage et les conseillers indépendants. Certains de ces blocs logiciels sont essentiels pour toutes les agences et conseillers (indiqués ci-dessous en ROUGE), tandis que d'autres sont plus avancés, généralement utilisés par des organisations plus importantes (indiqués ci-dessous en BLEU). Nous explorerons chaque bloc logiciel en détail, avec des exemples d'outils et de fournisseurs pour les catégories essentielles et avancées.

Logiciels pour soutenir le Marketing & Relations Publiques (RP) pour les conseillers / agences de voyage

Site Web (Outil Essentiel)

Un site web bien conçu est devenu un outil fondamental pour les conseillers en voyages cherchant à attirer et engager des clients potentiels. Dans le paysage numérique d'aujourd'hui, il est presque inimaginable qu'un conseiller en voyages puisse opérer avec succès sans présence en ligne. Un site web sert de vitrine virtuelle, fournissant aux clients potentiels des informations essentielles sur les services, l'expertise et les expériences de voyage uniques qu'un conseiller peut créer. Cependant, l'approche de la présence en ligne peut différer considérablement selon la taille et les ressources de l'agence, avec diverses options disponibles tant pour les petites que pour les grandes agences.

Pour les petites agences et les conseillers indépendants, des solutions personnalisables et rentables sont généralement les plus viables. Certains conseillers optent pour des plateformes de sites web prêtes à l'emploi utilisant des entreprises comme Travefy, qui permettent aux conseillers de configurer rapidement un site web professionnel avec des fonctionnalités essentielles adaptées à leur marque et à leurs services. Alternativement, certains choisissent d'investir dans un site personnalisé de base, qui, bien que plus coûteux, offre plus de contrôle sur le design et le contenu. Ces options offrent une flexibilité tout en maintenant les coûts gérables pour les conseillers opérant à une échelle plus petite.

En revanche, les grandes agences investissent souvent dans des solutions web plus avancées pour répondre aux exigences d'une clientèle plus large et offrir des fonctionnalités améliorées. Ces agences peuvent développer des sites web propriétaires avec des outils intégrés sophistiqués qui rationalisent la réservation, la communication avec les clients et la planification de voyages. Les conseillers affiliés à de grandes marques de voyage, telles qu'Expedia Cruises ou Flight Centre, bénéficient souvent de pages web dédiées et modélisées au sein du site plus large de l'entreprise, leur permettant de maintenir une présence unique tout en tirant parti de la marque établie de l'agence.

Les agences hôtes comme Travello et The Travel Agent Next Door (TTAND) jouent également un rôle essentiel dans le soutien à la présence en ligne des conseillers. Ces organisations fournissent souvent à leurs membres des pages de site web standardisées hébergées sur le site principal de l'agence. Bien que ces pages puissent manquer de la personnalisation des sites totalement indépendants, elles offrent néanmoins une présence web cohérente et professionnelle qui aide à établir la confiance avec les clients et renforce la connexion du conseiller à une marque de voyage bien connue.

Fournisseurs d'exemples de sites web personnalisables : Travefy, Wix

Plateformes typiques pour construire des sites web à partir de zéro (nécessite certaines compétences en design web) :Wordpress, Drupal

Classement technologique pour les conseillers en voyages : Essentiel

 

Automatisation du Marketing (Outil Avancé)

Des outils d'automatisation du marketing à la pointe de la technologie sont devenus essentiels pour les grandes agences de voyage, permettant une capture et une gestion efficaces des leads. Ces outils s'intègrent parfaitement aux sites web et aux CRM, aidant les agences à gérer un grand volume de leads provenant de diverses sources, telles que les courriels, les réseaux sociaux, le chat et les publicités en ligne. Associés à Google Ads, ils peuvent automatiquement rassembler et organiser les informations des clients, facilitant ainsi le nurturing des leads tout au long du processus de vente. Bien qu'inestimables pour les grandes agences en raison de leur évolutivité, ces outils restent optionnels pour les petites agences ou les conseillers indépendants axés sur des solutions rentables.

Outils / plateformes d'exemple : HubSpot, Marketo, Pardot (maintenant partie de SalesForce)

Classement technologique pour les conseillers en voyages : Avancé

 

Plateforme de Bulletin d'Information (Outil Essentiel)

 

Les bulletins d'information sont un outil efficace mais simple pour les conseillers en voyages afin de rester connectés avec les clients passés et actuels, partageant des informations précieuses sur le voyage et générant des affaires répétées. En fournissant régulièrement des informations utiles, les bulletins aident les conseillers à établir la confiance et à maintenir une présence dans l'esprit des clients, encourageant les futures réservations et recommandations.

Les plateformes de messagerie et de bulletin d'information facilitent la création de bulletins professionnels pour les agences de toutes tailles sans coûts élevés ou compétences spécialisées. Ces outils permettent aux conseillers en voyages de concevoir des bulletins attrayants et des efforts de sensibilisation auprès des clients, ce qui les rend essentiels pour les conseillers et agences, quelle que soit leur taille. Pour les grandes agences, la fonctionnalité des bulletins est souvent intégrée dans des plateformes d'automatisation du marketing plus larges comme HubSpot, rationalisant le processus et garantissant une communication cohérente à travers les canaux.

Outils / plateformes d'exemple : MailerLite, Mailchimp, HubSpot, Marketo

Classement technologique pour les conseillers en voyages :Essentiel

 

Outils de Gestion des Médias Sociaux (Outil Avancé)

Pour de nombreux conseillers en voyages, les médias sociaux sont devenus une source puissante de leads clients. Le voyage est intrinsèquement visuel, avec des images époustouflantes de destinations, d'expériences et d'aventures, ce qui en fait un ajustement naturel pour des plateformes comme Instagram et Facebook. Ces canaux offrent une occasion fantastique de mettre en valeur des destinations, de partager des témoignages et d'interagir avec des clients potentiels de manière inspirante.

Pour amener leur présence sur les médias sociaux à un niveau supérieur et la gérer comme des professionnels, les grandes organisations envisagent d'utiliser des outils spécialisés qui rationalisent le processus. Les outils de planification de contenu, de gestion de plusieurs comptes, de suivi des interactions et de fourniture d'analyses détaillées peuvent améliorer considérablement votre efficacité et votre efficacité. Ces plateformes offrent des aperçus sur ce qui fonctionne, optimisent les horaires de publication et vous permettent de rester engagé avec votre audience tout en économisant un temps précieux.

Outils / plateformes d'exemple : Hootsuite, SocialBee, Zoho Social, Buffer

Classement technologique pour les conseillers en voyages : Avancé

 

Outils SEO (Outil Avancé)

Pour les agences de voyage cherchant à attirer des leads pertinents, le SEO (Search Engine Optimization) est incontournable. En créant un contenu de haute qualité adapté à des destinations spécifiques, comme Cuba, les agences peuvent améliorer la visibilité de leur site web dans les résultats des moteurs de recherche. Un contenu couvrant des sujets tels que les principales attractions, les conseils de restauration et les expériences locales peut aider le site à se classer plus haut lorsque des clients potentiels recherchent des termes connexes, attirant l'attention de ceux prêts à prendre une décision.

En plus du SEO, le SEM—publicité payante comme Google Ads—offre un moyen rapide d'accroître la visibilité en ciblant des mots-clés spécifiques. Les conseillers en voyages peuvent utiliser le SEM pour s'assurer que leurs annonces apparaissent lorsque les utilisateurs recherchent des termes pertinents comme "vacances de luxe à Cuba", capturant des leads activement à la recherche d'options de voyage. Pour optimiser l'efficacité des deux stratégies, les agences peuvent utiliser des outils d'analyse pour identifier les termes de recherche populaires et améliorer les aspects techniques de leur site web, garantissant un engagement plus élevé et de meilleurs taux de conversion.

Outils / plateformes d'exemple : Semrush, Ahrefs, MOZ, Ubersuggest

Classement technologique pour les conseillers en voyages : Avancé

 

Logiciels pour soutenir les Ventes, les Réservations et le Service Après-Réservation

Système de réservation (Outil Essentiel)

Les systèmes de réservation sont les outils centraux pour les conseillers en voyages, leur permettant de réserver efficacement des voyages pour leurs clients. Ces systèmes sont essentiels aux opérations quotidiennes des conseillers en voyages, leur permettant de gérer les réservations, de créer des itinéraires et de rationaliser le processus de réservation. Certains systèmes de réservation sont largement utilisés dans l'industrie par un grand nombre de conseillers et d'agents à l'échelle mondiale, offrant des options de voyage complètes pour les voyages de loisirs et d'affaires.

D'autre part, certaines plateformes de réservation sont plus spécialisées, conçues pour répondre à des types de voyages spécifiques. Par exemple, Softvoyage est un choix populaire pour réserver des vacances en forfait et des visites, tandis que VAX Vacation Access est adapté aux voyages de loisirs, offrant des outils pour réserver des stations balnéaires, des croisières et plus encore. Ces systèmes spécialisés permettent aux conseillers de se concentrer sur leur marché de niche et de fournir des services plus ciblés. Les grandes agences de voyage comme Expedia Cruises ou Flight Centre offrent également des solutions de réservation intégrées propriétaires pour leurs conseillers, leur donnant accès à des offres exclusives, des processus rationalisés et des ressources sur mesure pour améliorer leurs offres pour les clients.

Outils / plateformes d'exemple : Sabre, Amadeus, Travelport, Softvoyage, VAX Vacation  Access

Classement technologique pour les conseillers en voyages : Essentiel

 

Plateforme CRM (Outil Essentiel)

Chaque conseiller en voyage bénéficie d'un outil CRM pour gérer les relations avec les clients—que ce soit pour un contact régulier, la priorisation des clients ou le suivi des données et événements pertinents. Un CRM suit les interactions avec les clients, les achats passés et aide à fournir une communication personnalisée, comme des courriels d'anniversaire ou des offres sur mesure. De nombreux CRM incluent également des fonctionnalités telles que la gestion des courriels et des bulletins d'information. Alors que les petites agences peuvent utiliser des outils CRM prêts à l'emploi, les plus grandes préfèrent souvent des plateformes personnalisées intégrées aux systèmes de réservation. Les conseillers en voyages n'ont pas nécessairement besoin d'un CRM séparé si ces fonctions sont déjà incluses dans d'autres plateformes qu'ils utilisent.

Outils / plateformes d'exemple pour les petites agences / conseillers indépendants :Salesmate, Zoho CRM,  Travefy

Outils / plateformes d'exemple pour les grandes agences :Salesforce, Microsoft Dynamics, Hub Spot CRM

Classement technologique pour les conseillers en voyages : Essentiel

 

Outils de Gestion des Itinéraires de Voyage (Outil Avancé)

Tous les systèmes de réservation ne fournissent pas un soutien robuste pour la gestion des itinéraires, c'est là que les outils d'itinéraire spécialisés entrent en jeu. Ces outils vont au-delà de la simple organisation des itinéraires ; ils aident les conseillers en voyages à compiler, personnaliser et partager des plans de voyage détaillés qui améliorent l'expérience client. Les conseillers peuvent facilement mettre à jour les itinéraires, inclure des détails essentiels sur le voyage et fournir aux clients une mise en page visuellement attrayante accessible sur tous les appareils.

Les capacités de ces outils s'étendent souvent bien au-delà de la création d'itinéraires. Beaucoup incluent également des fonctionnalités pour la gestion des propositions et des devis, permettant aux conseillers de préparer facilement des propositions de voyage et d'envoyer des devis personnalisés. Des fonctionnalités supplémentaires incluent souvent des caractéristiques de CRM (Gestion de la Relation Client) pour aider les conseillers à suivre les interactions et les préférences des clients, et même des outils de gestion de site web qui permettent aux conseillers et aux agences d'établir une présence en ligne professionnelle.

Outils / plateformes d'exemple : Travefy, Umapped, mTrip

Classement technologique pour les conseillers en voyages : Avancé

 

Outils de Planification de Voyage Auxiliaires (Outil Essentiel)

De nombreuses agences de voyage utilisent des outils spécialisés pour soutenir la planification des voyages, notamment la gestion des exigences d'entrée, des directives concernant les visas et des réglementations sur les passeports pour divers pays. Ces outils fournissent également des informations cruciales sur la santé, telles que les vaccinations requises pour des destinations spécifiques, garantissant que les voyageurs sont entièrement préparés. Étant donné l'évolution constante du paysage mondial de la santé et des réglementations, ces outils aident les agents à s'assurer que les clients disposent des bons documents et respectent les exigences sanitaires à l'avance.

Les ressources gouvernementales, comme les pages de voyage du gouvernement du Canada, offrent des informations critiques sur les niveaux de risque par pays, y compris la sécurité, les alertes de sécurité et d'autres avis. Elles fournissent des informations actualisées sur la stabilité politique, les risques sanitaires et les catastrophes naturelles, permettant aux agents de voyage de prendre des décisions éclairées et d'assurer la sécurité des clients. Avec les fréquents changements dans les conditions économiques, politiques et sanitaires, ces outils sont devenus essentiels pour fournir des informations précises en temps réel et des expériences de voyage personnalisées et conformes.

De plus, les outils de conversion de devises sont vitaux pour que les conseillers en voyages fournissent des informations financières précises aux clients. Ces outils garantissent que les clients sont conscients des taux de change actuels, les aidant à gérer efficacement les dépenses de voyage et à éviter les surprises.

Outils / plateformes d'exemple : Sherpa, IATA Travel Centre, Avis de Voyage du Gouvernement du Canada, XE Currency Converter, Visa Central

Classement technologique pour les conseillers en voyages : Essentiel

 

Outils de Revenus Auxiliaires de Voyage (Outil Essentiel)

Dans l'industrie du voyage, divers outils sont conçus pour augmenter les revenus pendant le processus de vente, en particulier en tirant parti de la demande des clients pour des surclassements ou des options supplémentaires. Les compagnies aériennes, par exemple, utilisent souvent des systèmes qui permettent aux voyageurs de faire des offres pour des surclassements de sièges disponibles, permettant aux compagnies aériennes de maximiser les revenus tout en s'assurant que les avions sont remplis à capacité. Ces outils offrent aux compagnies aériennes une opportunité précieuse de vendre des sièges premium aux passagers qui ne les ont peut-être pas achetés initialement, capturant ainsi des revenus supplémentaires sur des vols déjà réservés.

Les conseillers en voyages disposent d'outils similaires pour stimuler les revenus auxiliaires, notamment dans des domaines comme l'assurance voyage. Un tel outil, TravelAndCards, répond aux idées reçues fréquentes des clients concernant l'assurance voyage incluse avec leurs cartes de crédit. Cet outil permet aux conseillers de comparer l'assurance voyage des cartes de crédit avec des polices dédiées de fournisseurs bien établis comme Manulife et Allianz, identifiant les lacunes de couverture. En soulignant ces lacunes, les conseillers peuvent efficacement surmonter les objections des clients et augmenter les ventes d'assurance voyage d'environ 50 à 75 %. Des outils comme TravelAndCards améliorent la capacité des conseillers à fournir des recommandations adaptées, garantissant que les clients sont correctement protégés tout en augmentant simultanément les revenus de l'agence.

Outils / plateformes d'exemple : TravelAndCards.com

Classement technologique pour les conseillers en voyages : Essentiel

 

Outil(s) de Devis / Réservation d'Assurance Voyage (Outil Essentiel)

L'assurance voyage est une partie essentielle de tout voyage, souvent incluse dans les forfaits de voyage pour offrir aux clients une tranquillité d'esprit tout au long de leur parcours. Elle protège contre divers risques liés au voyage, tels que les annulations de voyage, les urgences médicales et les perturbations inattendues, garantissant que les voyageurs peuvent naviguer dans des circonstances imprévues avec confiance.

Typiquement, les conseillers en voyages s'associent à un fournisseur d'assurance voyage principal, tel qu'Allianz ou Manulife. Ces fournisseurs fournissent aux conseillers des outils spécialisés pour générer des devis et réserver des polices directement pour les clients, rendant le processus fluide. Dans de nombreux cas, ces outils sont également disponibles en ligne pour les clients, leur permettant de consulter et d'acheter eux-mêmes une assurance voyage. Cette accessibilité garantit que les voyageurs peuvent facilement obtenir une couverture, que ce soit avec le soutien de leur conseiller ou de manière indépendante, personnalisant leur protection en fonction de leurs besoins individuels et de leurs projets de voyage.

Fournisseurs d'exemples : Manulife, Allianz, TuGo, GMS, Blue Cross, CAA Insurance

Classement technologique pour les conseillers en voyages : Essentiel

 

Plateformes de Fidélité (Outil Avancé)